База знаний. Зачем это нужно и с чего начать.

tomatyss Ivan Yufryakov March 18, 2020

База знаний. Зачем это нужно и с чего начать.

Из всех сокровищ знание всех драгоценнее, потому что оно не может быть ни похищено, ни потеряно, ни истреблено.

Почему об этом стоит говорить

Темпы развития группы или сообщества сильно зависят от того, как сохраняются или передаются знания и наработки внутри группы.

Для заведений это особенно актуально, поскольку сотрудники приходят и уходят, меняются меню, технологические карты и другие процессы. Каждый раз вводить всех в курс дела достаточно затратное занятие. Второй момент — для развития необходимо делиться и обсуждать идеи, и будет гораздо больше пользы, если это происходит централизованно и систематично, и все ходы записаны. И наконец, человеческая память несовершенна, нам свойственно забывать и иметь когнитивные искажения. Один эффект Манделы чего стоит.




Управле́ние зна́ниями (англ. knowledge management) — это систематические процессы, благодаря которым распознаются, создаются, сохраняются, распределяются и применяются необходимые для успеха организации знания. С 1995 года, управление знаниями стало установившейся научной дисциплиной, с преподаванием университетских курсов и посвященными данной теме профессиональными и академическими изданиями.

Вот три фактора, определяющие необходимость базы знаний в команде:

  • снижение bus factor — узкие места в вашей команде, когда количество обладателей информации стремится к единице;

  • упрощение вхождения новых людей в команду и/или масштабирование проектов;

  • формирование прозрачности в вашей команде; не на словах, а на деле.

Инструменты и подходы

С каких инструментов начать? Вопрос вкуса и кругозора. Теоретически, на данный момент разброс инструментов бесконечен: от гуглодокументов до настройки собственной википедии на базе движка Mediawiki. В промежутке есть бесчисленные таск листы, доски и CRM системы. Я знаю бары, которые используют Trello, и рестораны, которые используют Bitrix24. Правда,  пока еще не встречал заведения, которые использовали бы специализированные продукты наподобие Confluence.


Если кратко рассмотреть плюсы и минусы вышеупомянутых решений, то получатся следующие:

  • Google docs  — все знают, что можно избавить себя от бесконечной пересылки файлов в мессенджере, настроить права тех, кто редактирует, а кто комментирует. Отправка уведомлений о том, что что-то поменялось.

  • Mediawiki  — движок, на котором сделана википедия. Есть все, что нужно для полноценной базы знаний, категоризации, различных уровней доступов и аналитики. Минус в том, что здесь высокий порог входа. Во-первых, нужен кто-то, кто настроит и будет поддерживать движок на ваших серверах, во-вторых, нужно затратить большое количество времени на то, чтобы научить всех работать с логикой википедии.

  • Trello  — удобные канбан доски. Хорошо подходят для наведения порядка в рамках задач по проекту/продукту. Наверное, для базы знаний подходит не очень в силу специфики. Но в качестве быстрого старта можно попробовать.

  • Bitrix24  — мультикомбайн для всего. Из минусов —  сложно разобраться в обилии функционала. Постоянно глючит. 

  • Confluence - дорого, круто. Надо четко отдавать себе отчет в том, зачем он вам нужен.

  • Notion  — оптимальное решение. Мне, по стечению обстоятельств, приходилось работать с большинством из этих решений. И для личного использования или небольших коллективов я бы всячески рекомендовал использовать Notion, как инструмент, в рамках которого можно объединить все, начиная с базы знаний и технологических карт и заканчивая досками для управлениями проектов.


Лирическое отступление. Управление проектами — это обширная тема, где можно долго размышлять о преимуществах того или иного подхода и фреймворка. Однако, я считаю, что миру HORECA есть что перенять у IT в рамках форм осознания продукта и его развития. На своих мастер классах я всегда даю время поразмышлять на тему того, как это можно применять в рамках бара или ресторана, не говоря уже об отелях.